Factura electrónica… ¿de qué rayos me hablas?

Sofia Macías Impuestos

Si eres freelance uno de tus propósitos financieros de año nuevo TIENE que ser llevar en orden tus impuestos… eso y aprender cómo rayos se usa la factura electrónica.

A estas alturas ya estarás hasta el copete de oír de la reforma fiscal (aunque eso es diferente a que ya le hayas agarrado la onda), y salvo que vivas en Marte, la Luna de Babaria, papando moscas en cantidades industriales o de plano no hayas cobrado un peso, es muy posible que también sepas que tienes que entrarle a la famosa factura electrónica.

Sí, algo así:

factura electrónica

¿Quién tiene que entrarle en 2014 a la factura electrónica?

Todos los que emitan facturas y recibos de honorarios.

A algunos les toca desde el 1 de enero y otros tiene de plazo hasta el  31 de marzo de 2014 (ya explicaremos quienes abajito).

Esto ha sido un cambiadero tremendo. Primero únicamente estaban obligados a emitir facturas electrónicas quienes durante el 2013 hubieran ganado más de 250mil pesos y estuvieran por honorarios, como persona física con actividad empresarial o tuvieran ingresos mixtos…peeeero el 31 de noviembre, haciéndole honor al día de brujas y el terror, se modificó el  Código Fiscal de la Federación (CFF), se agarró parejo y ahora todos los que emitieran comprobantes tendrían que adoptarla.

¿Y qué onda con la prórroga hasta marzo? ¡Ah! cuando salieron las reglas misceláneas 2014 se puso un artículo transitorio por el que las personas físicas que hayan tenido en 2013 ingresos menores de 500,000 pesos podrían tener una prórroga para migrar a factura digital hasta el 31 de marzo de 2013 (en este post de Chamlaty hay más info).

Supongo que se darían cuenta que estaba un poquitín complicado hacerlo desde el 1 de enero para muchos freelance.

Obviamente te puedes esperar hasta entonces si aún tienes comprobantes impresos y con código bidimensional, pero si ya se te acabaron pues de todos modos lo tienes que hacer de una vez.

¿Qué es la factura electrónica?

Son Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) , es decir, los datos que metes en la factura o recibo en lugar de ponerlos en papel con tu manita, se generan y resguardan en un sistema a través de internet.

La diferencia principales de estos comprobantes con los que podías hacer en papel o con una platilla de Excel y tu Codigo bidimensional es que cada factura va timbrada, lleva tu sello fiscal y se guarda de forma electrónica.

¿Y eso qué? Pues que permite una mayor comprobación por parte de las autoridades fiscales, se busca reducir las facturas apócrifas y es importante destacar que también nos obliga a ser más organizados con los impuestos, ya que si se te olvida hacer tres o más declaraciones informativas, el SAT te puede suspender tu sello fiscal y no podrás facturar hasta que te pongas al corriente.

Por eso de decía lo de ponerte en orden. Ve haciendo una cita con tu contador y ponte en ánimo de arqueólogo para ir buscando los papeles que es posible que tengas regados.

 

¿Qué se necesita para emitir facturas electrónicas?

– Tener tu firma electrónica avanzada vigente (FIEL)

– Obtener un certificado de sello digital (que tienen vigencia de 4 años). Estos dos pasos se tramitan en el SAT.

– Conseguir a un proveedor autorizado de certificación de comprobantes (PAC) o hacerlas a través del SAT.

¿Qué opciones se tienen para emitir las facturas?

Hay de pago y gratuitas.

–          Puedes contratar los servicios de un proveedor en paquetes o de forma ilimitada (esa es la opción de pago).

–          Usar el servicio gratuito de un PAC. Todos están obligados a otorgar una opción gratuita, aunque claro, con limitaciones respecto a la de pago y muchas veces está medio escondido en su sitio de Internet.

–          Emitir la factura electrónica a través del portal del SAT de forma gratuita, aunque claro, te traerán aún más checadito. Este es el link al SAT.

factura electrónica en el SAT

Si vas a contratar a un proveedor hay esquemas muy diversos: algunos  tienen 10 facturas electrónicas de prueba para que veas qué tal te funciona su sistema y luego ta contratas, otros te venden paquetes por número de facturas con validez de un año (entre mayor es el volumen, menor el precio por factura) y otros ofrecen facturas ilimitadas por una cuota al mes o al año.

Analiza bien cuántas facturas haces al mes, para que al buscar tengas claro quién cubre mejor tus necesidades.

¿Cómo lo hacemos los mortales?

A mí se me acabaron mis facturas anteriores a finales de septiembre y como me tocaba ya en enero iniciar con la factura, pues de una vez contraté. El proceso fue el siguiente:

– Elegí al proveedor (bueno, fue mitad recomendación de mi contador y mitad analizar las opciones que me dio Ana Sarez, por cierto, manda mails muy útiles para estar actualizado en lo fiscal, suscríbanse a su base).

– Tramité mi sello fiscal en el SAT (la FIEL ya la tenía, si ustedes no, también saquen cita para solicitarla). Este es el link para las citas del SAT, si dan click acá los lleva a la página de trámites y les dejo el del chat del SAT por si tienen dudas del trámite.

– Le mandé al proveedor mi sello digital, la cédula del RFC, mi identificación oficial y comprobante de domicilio. Supongo que en otro simplemente lo ingresas tú, pero este me lo pidió.

– A las 24 horas tenía mis folios activados y ya podía empezar a facturar.

El funcionamiento de la factura electrónica en realidad es sencillo:

  1. Ingresas los datos de tus clientes y los guardas en el sistema (RFC, razón social, dirección fiscal, correo electrónico es opcional).
  2. Cuando vas a emitir la factura eliges al cliente, el tipo de comprobante y régimen fiscal (por ejemplo si es honorarios, persona física con actividad empresarial, derechos de autor etc…).
  3.  Pones el concepto, cantidad y unidad de medida ( sólo si es producto, si no, tecleas «No aplica»),
  4. Metes el tipo de impuestos ( para facturas sólo IVA; si son recibos, las retenciones).
  5. Defines el método de pago (si es transferencia necesitas los últimos 4 dígitos del número de la cuenta desde la que te van a pagar).
  6. Le das una checadita en vista previa, o si no la tiene verificas elemento por elemento.
  7. Le das «emitir». La mayoría tiene opción de enviar por correo o guardar el archivo.
  8. La envías al cliente y de preferencia (aunque queda en el registo de internet) guardas una copia en tu carpeta con fecha y cliente en el nombre para localizarlo más fácil.

Les recomiendo corroborar muy bien los datos, entregar las facturas en las fechas que tocan y verificar antes de emitir porque no puedes «corregir» un folio y volverlo a usar. Si te equivocas al hacer la factura (o tu cliente se equivoca al darte los datos… me ha pasado), a fuerza lo tienes que cancelar y emitir uno nuevo.

Esto importa para las opciones de pago donde cada folio cuesta. No te conviene estar desperdiciándolos.

 

 Y a todo esto, ¿calladitos nos vemos más bonitos?

Este año dará mucho de qué hablar tanto los nuevos impuestos a pagar como las nuevas obligaciones que tenderemos, pero creo que al parejo deberíamos pedir mejores cuentas y transparencia en el gasto especialmente este año que el presupuesto aumenta.

Hay que estar muy pendientes de las noticias sobre la Auditoría Superior de la Federación e incluso como ciudadanos ejercitar nuestros derechos de petición y a la información. Sobre eso segundo les dejo este link.

Vale mucho la pena que echen ojo a los cambios fiscales (en el post de los consejos para el 2014 les recomendé leer esto). Aquí una infografía de algunos de los cambios de 2013 (en azul) a este año:

factura electrónica y nuevos impuestos para 2014

También estén pendientes de los cursos de Anafinet, del foro de factura electrónica de Chamlaty y su nuevo sitio con opción de asesoría y les recomiendo ampliamente en twitter a @CPjcGomez , @Impuestum, @SarezContadores y @Chamlaty.

Aunque ya se los platicaré en otro post, es importante que sepan que existe la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente… como la Profeco, pero de impuestos. Así que si tienen alguna bronca, ahí también los pueden orientar. Hasta ahora me han platicado de un par de casos donde gracias a ellos los contribuyentes le ganaron al SAT.

En fin, bonita semana y a ponerse las pilas con Lolita. Oink$$$!!!

35 comentarios en “Factura electrónica… ¿de qué rayos me hablas?”

  1. Les comento que hay algunas facilidades dispuestas el 30 de diciembre en el DOF, ya NO es necesario el certificado de los sellos, con su FIEL ya pueden hacer facturas electrónicas, y contratar con un PAC o usar el sistema del SAT es igual para «tenernos controlados o checaditos» como comentan, el PAC y el SAT al momento de generar la factura la envían a la base de datos del SAT en el instante en el que la generas. Esperamos ayudarles con estos datos. ¡Saludos!

  2. Y que pasa con las ventas al público en general? Por ahi lei que hay una clave generica valida tanto para clientes como proovedores, alguien me podria confirmar? El sat en gdl esta saturado y no encuentro quien me oriente

    Para tener el acceso a la informacion de ana sarez, cual es el link?

    1. Hola Miguel Sanchez =) la clave genérica que se utiliza para las ventas de mostrador (publico en general ) es :
      XAXX010101000, cuando tu hagas tu factura de publico en general utilizas este RFC =) , al igual que cuando te dan una factura (un gasto ) sin datos fiscales también lleva este RFC genérico =); y el RFC genérico para residentes en el extranjero es XEXX010101000.
      Espero haberte ayudado 😉 Saludos.

      1. Muchas Gracias Nelly, eso lo voy a consultar cuando vaya a mi asesoria al SAT, si se puede hacer todo con la clave generica entonces ya estoy del otro lado 🙂

  3. Hola! Gracias por aclararnos sobre la factura electrónica, porque tenía días buscando más información sobre eso porque sentía que me hablaban en chino. Lo investigaba porque tengo mi proyecto en marcha con mi pastelería, aun tengo muchísimas dudas, pero seguiré investigando porque no se por donde empezar, registro ante haciendas, investigacion de mercado,plan de negocios, realmente necesito ayuda jajaja

    Feliz año!

    1. Hola Martín!

      Mucho éxito con tu pastelería.
      Estos cursos te pueden ayudar a aclarar e informan algo de la parte legal: http://www.pequenocerdocapitalista.com/cursos-gratis-emprendedores/
      Tampoco está de más que eches ojo en estos posts: http://www.pequenocerdocapitalista.com/tu-empresa/ También puede servirte el libro-agenda que en septiembre y octubre tienen consejos de finanzas para emprendedores y el libro de inversiones que tiene un capítulo sobre negocios.

      Saludos!

  4. Hola!!
    Me a cabo de registrar en el Sat dentro del RIF en la actividad comercio al por menor en tienda de abarrotes. ¿Tendré que ocupar un Contador?, ¿Deberé emitir Factura al público en general hasta por un chicle?, ¿Comó dedusco el IVA del producto?, el cual me dicen ya debo de estar pagando. Y todavía no comienzo mi inversión, y ya paso la 1ra. semana ¿Me puedo hacer acredor a una multa? por no utilizar el sistema. Por precipitarme a registrarme y no contar con el capital necesario para empezar el negocio.

  5. Hola carlos. No te preocupes. Mira de acuerdo a facilidades puedes hacer en ese regimen una factura bimestral con las ventas de ese periodo. Otra cosa si solo realizas operaciones con publico en general para este año no hay pago de iva. No te preocupes no hay una multa aún ya que estas a tiempo. Puedes utilizar un contador o si eres bibaracho acercate al sat o lee los post y podras haccerlo. Si tienes dudas dime. Saludos

  6. Hola!! Alfredo
    Si mi inversión fuera de 5 mil y mi venta de mil al día ¿Qué posibilidad habría de no quebrar?
    Tendría que pasar mis notas de venta a la Factura especificando toda mi venta como tal…
    o estoy fuera de lugar.

    1. Hola carlos no me quedo muy claro lo de la inversión pero con respecto a la factura supuestamente vas a llevar un control en notas de remision de tus ventas, si eres del regimen de incorporación fiscal haras tu factura la cual puede ser diaria, semanal , mensual o bimestral segun te acomodes y en el concepto pondras ventas de acuerdo a notas # (inicial) al # (final) y listo

  7. Hola a todos, me queda un poco mas claro todo el proceso ahora. Hace un dia me di de alta para sacar RFC en la pag del SAT, ahora ya tengo, lo hice de manera electrónica, pero, entonces el sig paso sera hacer cita para sacar mi FIEL?, de otro modo no podre emitir facturas?, aunque me meto al apartado de «citas» y nunca hay disponibilidad !. tampoco se que cada tanto tendre que ir al SAT a pagar impuestos. Soy nueva en esto y ya estoy asustada 🙁 help!.

    1. es raro como manifiestas tu inquietud porque realmente tuviste que haberte asesorado y no cometer el mismo error que yo.
      porque hay muchas preguntas y pocas respuestas.

    2. Hola Anna b.
      Puede que estén saturados con las citas pero sí, tu siguiente paso es sacar la FIEL.
      De acuerdo con el primer comentario (El de Despacho de Oriente) ya no necesitas el sello, pero sí la FIEL.
      Te dejo el link del chat del SAT para que preguntes lo de las citas o si se puede sacar en línea (yo recuerdo haber ido hace un ratote y que me tomaron como impresión del iris muy misión imposible o ondas de espías). http://148.243.23.92/helponline/CSATCCMII.htm

    3. Hola anna b
      Mira si eres del rif (regimen de incorporacion fiscal) no necesitas forzoso una fiel puedes facturar de momento con el portal del sat desde la sección mis cuentas solo con tu contraseña. Si no la tienes te comento como sacarla via internet. Con respecto a cada cuando tendrás que ir al SAT con que la primera vez te quede muy claro con eso, obviamente si te refieres a cada cuando ay que pagar eso depende de tu regimen; si eres del llamada regimen general cada mes, si eres del rif, cada 2 meses. Saludos

  8. Hola Sofía, van a haber cambios con esta reforma, en los q ahorramos en pagarés o inversiones, ya que escuche que si van a poder checar cuanto dinero tienes ahorrado y exigir Pagés más impuestos es verdad.,!!??

    1. Hola Aidé!
      Todos los pagarés y cuentas de inversiones tienen tu RFC desde siempre (sin homoclave) por lo que el SAT siempre ha podido checar cuánto tienes ahorrado. El tema es que no sea demasiado distinto de lo que ganas (ej: si tienes un sueldo supuestamente de 6,000 pesos al mes pero depositas en tus inversiones 50,000 cada mes ¿de dónde sale eso?).
      Los impuestos que ya pagabas por instrumentos de deuda (pagarés o cetes, por ejemplo) son los mismos, pero se aumentó un 10% a las ganancias en Bolsa.

      Espero esto te aclare

      Saludos

  9. Hola carlos no me quedo muy claro lo de la inversión pero con respecto a la factura supuestamente vas a llevar un control en notas de remision de tus ventas, si eres del rwgimen de incorporación fiscal haras tu factura diaria, semanal , mensual o bimestral segun te acomodes y en el concepto pondras ventas de acuerdo a notas # al # y listo

  10. Hola anna b cc:sofia
    Mira si eres del rif (regimen de incorporacion fiscal) no necesitas forzoso una fiel puedes facturar de momento con el portal del sat desde la sección mis cuentas solo con tu contraseña. Si no la tienes te comento como sacarla via internet. Disculpenme todos si alguna palabra me sale luego ilegible pero es que les respondo desde mi cel y el teclado es mas dificil

  11. Miguel:
    Nelly tiene toda la razón el rfc generico te quita de problemas no se cuando sea tu asesoria pero te recuerdo que al menoa debez expedir una factura al bimestre con tus ingresos no te vayan a agarrar con los dedos en la puerta. Saludos

  13. mi duda es donde dice comprobante
    en el llenado de Número cuenta de Pago esa cual es la de quien me lo manda o la mia mi no entender jajaja saludos.

  14. hola, tengo facturas bidimensionales que me sobraron pero ya solicite mis facturas electronicas, puedo ocupar todavia las bb en los lugares que no me piden aun la electronica? o ya se cancelan al momento de solicitar las electronicas.

  15. Tengo esta duda, espero puedan respondermela por favor, tengo folios de facturas CBB, pero nunca los usé, y ahora que se necesitan las facturas electrónicas que hago?
    Saco cita en SAT para pedir los folios para las facturas electrónicas? Ya tengo mi FIEL.

    1. Hola Alexa,

      Ahora que factures electrónicamente, se cancelan tus folios CBB, los hayas usado o no.
      No necesitas sacar cita, con tu FIEL tramita tu sello digital (misma estructura que FIEL) con el SOLCEDI y te arrojará 2 archivos: un .key y un .sdq. El .sdq lo enviarás con Certisat en el apartado de solicitud de sellos digitales y esperas unas 36 horas para que allí mismo en el Certisat en el apartado de recuperación de sellos digitales descargues tu archivo .CER, y así se completa tu sello digital y podrás facturar electrónicamente.
      Puedes facturar con la FIEL en el SAT pero no es estable, y al menos de los que yo pregunté, todos me pedían sello digital.
      Opciones hay muchas, por ejemplo en la tienda de elconta.com venden 100 timbres por 200 con caducidad de 1 año y el programa no tiene costo, es cuestión que veas que opción te late y te conviene más. Y también dependiendo de tu volumen de facturación, porque si eres RIF y solo atiendes al público en general, elaborarás una factura global cada 2 meses.
      Espero te haya servido la información.
      Saludos

  16. Alexa; si ya cuentas con tu Fiel, lo que necesitas es tramitar tu certificado digital, a través de un programa llamado «Solcedi» que lo bajas de internet, en la siguiente liga: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/tu_firma/60_6626.html

    Posteriormente lo envías a través de la siguiente liga: https://paic.plataforma.sat.gob.mx/nidp/idff/sso?id=FormGenCont&sid=0&option=credential&sid=0 para obtenerlo.

    Con dicho certificado podrás elaborar tus facturas, a través del portal gratuito del SAT o mediante un proveedor autorizado.

  18. Hola, les comentó que pase un fin de semana terrible tratando de entender como emitir factura electrónica, hasta que por fín !!! Si hubiera encontrado esta página antes, me habría ahorrado dolores de cabeza, pero como el ´hubiera´no existe, me chute toda la información en la página del SAT. Aprendí, je je

    1. Hola Maríaelena!

      Lamento la pesadilla, pero pues igual si hay algo que quieras compartirle a los que están pasando por lo mismo, al menos servirá de servicio a la comunidad.
      El 26 de febrero tendremos el hangout fiscal.
      Saludos

  19. maldito sat, esta acabando con los empresarios, emprendedores, empleos, poder adquisitivo, ahorro, etc etc. y a donde va parar ese ingreso extra?, quien sabe, realmente casi nadie lo sabe…

    1. Completamente Eduardo! El tema de transparencia es muy importante porque más ingresos se deben gastar mejor, no perderse por ahí

  20. AHH YO YA ESTABA DADA DE ALTA HACE COMO 10 AÑOS, ME FUI A OTRO PAIS Y REGRESE HACE UNO Y VENDO FRUTA EN EL ABASTOS, OBVIO SINFACTURS NI NADA, PERO SI TENGO MOVIMIENTOS EN MIS CUNTAS PERSNALES PUES A LOS HUERTEROS LES PAGO CON CHEQUES, AHORA YA FUI AL SAT X MI CONTRASEÑA Y ME DICEN Q SIN FIEL PUEDO FACTURAR SIN PROBLEMAS, LO HICE, PERO NO ES UNA FACTURA CONVENCIONAL, SOLO SALE EL RFC MIO Y DE MICLIENTE SIN DATOS DE DIRECCION NI NADA Y LA CANTIDAD QUE LE VOY A COBRAR… AL FINAL DEL PAPELITO ( Q YO O VEO Q SEA UNA FACTURA) DICE Q AL IMPRIMIRLO VALE COMO COMPRBANTE FISCALSEGUN EL ART 29 DEL CFF… O SEA ESAS SON LAS FACTURAS DEL SAT??? PRQUE MI CLIENTE NO ME QUIERE PAGAR X Q ESTA IGUAL Q YODICE Q ESO NO VALE Y YO DIGO Q SI PERO YA ME HA HECHO DUDAR….. AUXILIO X FIIIISSSSSS

  21. ahhhhh y que onda con mis cuentas del banco de las cuales doy los cheques fui al banco y me dijo que tengo q hacer otra cuenta nueva…. de persona fisica con actividad empresarial, pero obvio, si la q tengo aunq sea personal tienen mi rfc, no es lo mismo? pffff yo llevo horas y dias analizando la pag del sat y no veo forma de hacer de facturas diferentes a las que me sale en el apartado de mis cuentas(sin fiel) y nadie ha mencionado que tenga q abrir una cuenta nueva de banco .. oseaa todos hechos bolas si me pudiesen asesorar mil gracias

  22. haber, ami me mandan facturas digitales a mi correo por parte de herbalife, me la envian con su .xml de esa factura que me enviaron yo llenaba mi factura pero en esas de papel como notas de remision, mi duda es, como puedo hacer mi factura de la factura que me enviaron de herbalife? la factura que me envian son cheques que cobro cada mes. ya que esa factura tengo que entregarlas a mi contador. dentro del SAT puedo emitir facturas a mis clientes y hacer facturas para mi mismo? en el caso de las facturas para cobrar mis cheques? aclaro que ya tengo todo, sello digital, fiel, clave, etc.

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