Si eres freelance uno de tus propósitos financieros de año nuevo TIENE que ser llevar en orden tus impuestos… eso y aprender cómo rayos se usa la factura electrónica.
A estas alturas ya estarás hasta el copete de oír de la reforma fiscal (aunque eso es diferente a que ya le hayas agarrado la onda), y salvo que vivas en Marte, la Luna de Babaria, papando moscas en cantidades industriales o de plano no hayas cobrado un peso, es muy posible que también sepas que tienes que entrarle a la famosa factura electrónica.
Sí, algo así:
¿Quién tiene que entrarle en 2014 a la factura electrónica?
Todos los que emitan facturas y recibos de honorarios.
A algunos les toca desde el 1 de enero y otros tiene de plazo hasta el 31 de marzo de 2014 (ya explicaremos quienes abajito).
Esto ha sido un cambiadero tremendo. Primero únicamente estaban obligados a emitir facturas electrónicas quienes durante el 2013 hubieran ganado más de 250mil pesos y estuvieran por honorarios, como persona física con actividad empresarial o tuvieran ingresos mixtos…peeeero el 31 de noviembre, haciéndole honor al día de brujas y el terror, se modificó el Código Fiscal de la Federación (CFF), se agarró parejo y ahora todos los que emitieran comprobantes tendrían que adoptarla.
¿Y qué onda con la prórroga hasta marzo? ¡Ah! cuando salieron las reglas misceláneas 2014 se puso un artículo transitorio por el que las personas físicas que hayan tenido en 2013 ingresos menores de 500,000 pesos podrían tener una prórroga para migrar a factura digital hasta el 31 de marzo de 2013 (en este post de Chamlaty hay más info).
Supongo que se darían cuenta que estaba un poquitín complicado hacerlo desde el 1 de enero para muchos freelance.
Obviamente te puedes esperar hasta entonces si aún tienes comprobantes impresos y con código bidimensional, pero si ya se te acabaron pues de todos modos lo tienes que hacer de una vez.
¿Qué es la factura electrónica?
Son Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) , es decir, los datos que metes en la factura o recibo en lugar de ponerlos en papel con tu manita, se generan y resguardan en un sistema a través de internet.
La diferencia principales de estos comprobantes con los que podías hacer en papel o con una platilla de Excel y tu Codigo bidimensional es que cada factura va timbrada, lleva tu sello fiscal y se guarda de forma electrónica.
¿Y eso qué? Pues que permite una mayor comprobación por parte de las autoridades fiscales, se busca reducir las facturas apócrifas y es importante destacar que también nos obliga a ser más organizados con los impuestos, ya que si se te olvida hacer tres o más declaraciones informativas, el SAT te puede suspender tu sello fiscal y no podrás facturar hasta que te pongas al corriente.
Por eso de decía lo de ponerte en orden. Ve haciendo una cita con tu contador y ponte en ánimo de arqueólogo para ir buscando los papeles que es posible que tengas regados.
¿Qué se necesita para emitir facturas electrónicas?
– Tener tu firma electrónica avanzada vigente (FIEL)
– Obtener un certificado de sello digital (que tienen vigencia de 4 años). Estos dos pasos se tramitan en el SAT.
– Conseguir a un proveedor autorizado de certificación de comprobantes (PAC) o hacerlas a través del SAT.
¿Qué opciones se tienen para emitir las facturas?
Hay de pago y gratuitas.
– Puedes contratar los servicios de un proveedor en paquetes o de forma ilimitada (esa es la opción de pago).
– Usar el servicio gratuito de un PAC. Todos están obligados a otorgar una opción gratuita, aunque claro, con limitaciones respecto a la de pago y muchas veces está medio escondido en su sitio de Internet.
– Emitir la factura electrónica a través del portal del SAT de forma gratuita, aunque claro, te traerán aún más checadito. Este es el link al SAT.
Si vas a contratar a un proveedor hay esquemas muy diversos: algunos tienen 10 facturas electrónicas de prueba para que veas qué tal te funciona su sistema y luego ta contratas, otros te venden paquetes por número de facturas con validez de un año (entre mayor es el volumen, menor el precio por factura) y otros ofrecen facturas ilimitadas por una cuota al mes o al año.
Analiza bien cuántas facturas haces al mes, para que al buscar tengas claro quién cubre mejor tus necesidades.
¿Cómo lo hacemos los mortales?
A mí se me acabaron mis facturas anteriores a finales de septiembre y como me tocaba ya en enero iniciar con la factura, pues de una vez contraté. El proceso fue el siguiente:
– Elegí al proveedor (bueno, fue mitad recomendación de mi contador y mitad analizar las opciones que me dio Ana Sarez, por cierto, manda mails muy útiles para estar actualizado en lo fiscal, suscríbanse a su base).
– Tramité mi sello fiscal en el SAT (la FIEL ya la tenía, si ustedes no, también saquen cita para solicitarla). Este es el link para las citas del SAT, si dan click acá los lleva a la página de trámites y les dejo el del chat del SAT por si tienen dudas del trámite.
– Le mandé al proveedor mi sello digital, la cédula del RFC, mi identificación oficial y comprobante de domicilio. Supongo que en otro simplemente lo ingresas tú, pero este me lo pidió.
– A las 24 horas tenía mis folios activados y ya podía empezar a facturar.
El funcionamiento de la factura electrónica en realidad es sencillo:
- Ingresas los datos de tus clientes y los guardas en el sistema (RFC, razón social, dirección fiscal, correo electrónico es opcional).
- Cuando vas a emitir la factura eliges al cliente, el tipo de comprobante y régimen fiscal (por ejemplo si es honorarios, persona física con actividad empresarial, derechos de autor etc…).
- Pones el concepto, cantidad y unidad de medida ( sólo si es producto, si no, tecleas «No aplica»),
- Metes el tipo de impuestos ( para facturas sólo IVA; si son recibos, las retenciones).
- Defines el método de pago (si es transferencia necesitas los últimos 4 dígitos del número de la cuenta desde la que te van a pagar).
- Le das una checadita en vista previa, o si no la tiene verificas elemento por elemento.
- Le das «emitir». La mayoría tiene opción de enviar por correo o guardar el archivo.
- La envías al cliente y de preferencia (aunque queda en el registo de internet) guardas una copia en tu carpeta con fecha y cliente en el nombre para localizarlo más fácil.
Les recomiendo corroborar muy bien los datos, entregar las facturas en las fechas que tocan y verificar antes de emitir porque no puedes «corregir» un folio y volverlo a usar. Si te equivocas al hacer la factura (o tu cliente se equivoca al darte los datos… me ha pasado), a fuerza lo tienes que cancelar y emitir uno nuevo.
Esto importa para las opciones de pago donde cada folio cuesta. No te conviene estar desperdiciándolos.
Y a todo esto, ¿calladitos nos vemos más bonitos?
Este año dará mucho de qué hablar tanto los nuevos impuestos a pagar como las nuevas obligaciones que tenderemos, pero creo que al parejo deberíamos pedir mejores cuentas y transparencia en el gasto especialmente este año que el presupuesto aumenta.
Hay que estar muy pendientes de las noticias sobre la Auditoría Superior de la Federación e incluso como ciudadanos ejercitar nuestros derechos de petición y a la información. Sobre eso segundo les dejo este link.
Vale mucho la pena que echen ojo a los cambios fiscales (en el post de los consejos para el 2014 les recomendé leer esto). Aquí una infografía de algunos de los cambios de 2013 (en azul) a este año:
También estén pendientes de los cursos de Anafinet, del foro de factura electrónica de Chamlaty y su nuevo sitio con opción de asesoría y les recomiendo ampliamente en twitter a @CPjcGomez , @Impuestum, @SarezContadores y @Chamlaty.
Aunque ya se los platicaré en otro post, es importante que sepan que existe la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente… como la Profeco, pero de impuestos. Así que si tienen alguna bronca, ahí también los pueden orientar. Hasta ahora me han platicado de un par de casos donde gracias a ellos los contribuyentes le ganaron al SAT.
En fin, bonita semana y a ponerse las pilas con Lolita. Oink$$$!!!
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