¿Me conviene contratar a una wedding planner?

Estamos en el mes más cursi del año y quizás muchos ya se están encaminando al altar. Si están por casarse es posible que les haya surgido la pregunta de si les conviene contratar a una wedding planner para que la boda salga como la han soñado.

Les puedo decir por experiencia que organizar una boda se parece más complejo y temerario de lo que es. Lo más difícil -fuera de conseguir al novio o la novia- son el tema del lugar y el vestido. Ya después de eso todo fluye. En el caso de boda religiosa puede ser más tema si no están bautizados, confesados o alguna de esas cosas y puede tomar más tiempo, pero tampoco es misión imposible.

La cosa es que como nunca te has casado puede verse como una enorme maraña de pendientes por la que nadie sabe por dónde empezar, pero cuando pase seguramente te darás cuenta que no es necesario montar el comité olímpico o de los festejos del bicentenario.

El primer filtro de saber si necesitas una wedding planner depende de cuatro cosas:

  1. Si el banquete o lugar incluye a alguna coordinadora
  2. El tiempo que falte para la boda y el tiempo que tengas para dedicarle (o quieras dedicarle)
  3. Si tienes amigos o amigos que ya se han casado dispuestos a orientar y a ayudar.
  4. La complejidad de la boda. Cualquiera de 150-200 o máximo 250 personas es manejable de organizar pero si quieres la boda de el príncipe William y Kate Middelton como que sí vas a necesitar MUCHA ayuda. Lo mismo si viene mucha gente de fuera, si el lugar requiere cambios o de plano quieres una super-producción de casi casi entrar en caballo blanco.

Siendo muy pero muy honestos: si estás dispuesto o dispuesta a invertirle tiempo, si ya el banquete tiene coordinadora para el mero día y si en tu bolita ya varios se han casado como una wedding planner no es realmente súper necesaria en mi opinión y experiencia

Quizás no tienes tiempo o te da paz mental tener a alguien que te ayude, en ese caso puede ser útil, pero también depende de que elijas bien y de que venga al caso con tu presupuesto. Abajo te cuento más de esto.

¿Cuáles son las opciones más comunes que ofrece una wedding planner?

  • Lo más básico suele ser coordinación sólo el día del evento. Algunos banquetes o lugares ya lo traen y no necesitas contratar otra persona. La verdad en este punto sí vale la pena tener a alguien que se encargue para que tú sólo disfrutes ese día, aunque lo dicho: puedes contratarla o usar la del lugar.
  • 3 meses de preparación. En esos paquetes tú buscas a tus proveedores y las wedding planners sólo se ponen en contacto con ellos para ir coordinando la logística unos dos o tres meses antes de la boda, en algunos casos hacen las confirmaciones telefónicas y por supuesto se encargan del mero día. Normalmente en estos paquetes les pagas directo a ellas.
  • Toda la organización. La wedding planner ve todo: desde las cotizaciónes y proveedores, los trámites, te asesora con el vestido, hace las confirmaciones telefónicas, se supone que te apoya y te hace más fácil la vida, etc.. básicamente tú le das tu idea de boda y ella te muestra opciones. En estos casos su servicio puede cobrarse aparte, pero también hay muchas que más bien se llevan un porcentaje de los proveedores y ahí está su ganancia.
    Lo común en la industria es que hay un “precio al público” y un precio para las wedding planners que es un descuento del 10-20% o simplemente que te cobran a ti el completo y el proveedor le da eso de comisión por llevarte.

 

¿Cuánto tiempo necesitas para organizar una boda?

Depende de la complejidad de la producción y de si es religiosa. Lo estándar para las religiosas es de 1 año a 8 meses si la iglesia es muy concurrida. Para una boda que es solo civil la verdad es que con 6 o 7 meses para apartar la fecha del lugar del banquete, porque lo del juez con unos 4 o 5 meses antes vas perfecto (aunque si quieres adelantarte también está bien).

Una wedding planner brasileña me comentó que para casos urgentes ella había llegado a organizar una boda en 1 o 2 meses, así que aunque ¡qué estrés! de que se puede, se puede.

 

Checklist de qué necesitas para una boda y el orden en el que lo necesitas

  • A los novios. De cuates no anden planeando bodas con novios/novias hipotéticas porque la boda debe ser acorde a la pareja.
  • Definir presupuesto y número de invitados ideal (igual tienen que recortar o ahorrarle más cuando empiezan a cotizar).
  • El lugar del banquete/fiesta/pachanga/cocktail o lo que decidan hacer e iglesia (si aplica). Ve a ver varios y pide presupuestos con y sin banquete
  • Hacer la lista de invitados tentativas (lo más seguro es que tengas que recortar y que un 20% o más cancele si es fuera de tu ciudad).
  • Hacer las invitaciones  o si eres “paperless” la página de internet de la boda. La puedes hacer tú en wordpress (que es un poco rollo) o también optar por las que ya hasta vienen con mesa de regalos (ojo con lo que cobran de comisión por poner la mesa ahí).
  • Vestido (ese sí necesitas verlo unos 4-6 meses antes o te arriesgas a no encontrar uno que te encante o que no te lo puedan arreglar a tiempo)
  • Banquete ( si no es el del lugar). Sí vale la pena aceptar pruebas. La mayoría no te la cobran.
  • Música. Escucha a los grupos o DJ en vivo, de preferencia en fiesta real, y ve unos dos o tres para comparar.
  • Lo tramites del juez. Cada municipio puede tener ligeras diferencias, checa en internet, pero de preferencia apersónate en el juzgado para corroborar.
  • Opciones de alcohol. Algunos servicios te dan la barra libre, pero suele ser más cara que comprar en tiendas donde tienes derecho a devolución o adquirir lo básico en meses de promociones y sólo completar el extra con las vinaterías que te dejan devolver. Pide ayuda al banquetero y a cuates que ya se hayan casado para hacer el cálculo y pregunta por el sistema de inventario. Hay bodas en las que se usa más alcohol solo porque no lo controlaron bien
  • La ropa del novio (siempre lo hacen al último aunque los corretées, no se desgasten antes de que falten 2 meses chicas)
  • Flores y decoración. En algunos banquetes ya se incluye pero nunca falta las que quieren algún detalle especial.
  • Fotógrafo y extras. Algunas wedding planners o algunos grupos de música ya te incluyen o los sombreros o las sandalias para cuando las invitadas ya caminan como pollo espinado. Checa costos con fabricantes, en el centro o mercado libre porque puedes encontrar cosas muy originales y baratas.
  • Los análisis. En la mayoría de los estados de México te piden análisis prenupciales pero esos te los debes hacer como 10 días antes de la boda como máximo. Cuenta que tardan 3 o 4 días en entregarlos y que no sean vacaciones, semana santa etc…

Si algo es MUY importante  lo puedes subir en el orden de la lista.

Los do’s y donts  con las wedding planners

  • FIRMA CONTRATO y especifica muy bien que incluye y qué no.
  • Pide referencias con otras parejas que ya hayan contratado a esa wedding planner e investiga a la persona en Buró comercial de profeco, foros de bodas o tipo “apestan.com”
  • Pídele copia de su identificación y comprobante de domicilio. Créeme, no sobra.
  • No le des dinero en efectivo NUNCA. Paga de preferencia por transferencias o cheques y de ser posible deposita directo a los proveedores (ha habido casos de estafadores que se van con la lana).
  • Ten todos los datos de los proveedores y habla con ellos para que cualquier cosa se pueda resolver rápido.
  • Si no haces click o algo no te late ¡huye! vas a pasar varios meses conviviendo con esa persona entonces si algo te brinca hay muchos más personas a quien elegir.

 

¿Boda perfecta o boda inolvidable?

No hay bodas perfectas. Sí hay novias -y algunos novios- a los que les acaba dando un ataque de nervios por el estrés de que todo salga como planearon y que sufren porque cada detalle funcione, pero la boda perfecta no existe: Igual y los globos de cantoya no volaron, el maquillaje o peinado duró 30 minutos, se les olvidaron aventar los pétalos a la salida, a la novia se le puede caer el techo al lado de donde la están maquillando y hacerle un hoyo al velo, se les puede barrer dar las notas de agradecimiento, saludar en las mesas o poner las decoraciones que tanto te mataste en buscar, algún familiar se le botó la canica en el proceso y se portó mal contigo…. Todos esos que menciono son casos reales y prueban que  no hay boda 100% perfecta logísticamente hablando y los que te digan lo contrario te mienten o tienen amnesia.

Pero lo curioso es que al menos en mi experiencia lo más importante de una boda no es la perfección sino lo memorable y disfrutable. Meis amigas y amigos me dieron muchos consejos útiles para la logística, pero el mejor para la boda en sí me lo dio mi querido editor David García y me dijo: “trata de estar presente, se pasa muy rápido y es un momento único en el que recibes mucho amor de todos los que te rodean”. Yo que no soy la más pinky pinky  puedo decirles que justo eso -y no los caballos blancos o las orquídeas de Sudáfrica- es lo que hace a la boda un día inolvidable y único en nuestras vidas.

El día de la boda, por más inconvenientes que hayan pasado o pasen, concéntrate en estar presente y disfrutar. ¡Que sean muy pero muy felices ese día pero sobre todo los que viene después!

 

Si tienes otras dudas sobre bodas puedes leer:

2 comentarios en “¿Me conviene contratar a una wedding planner?

  1. Me hubieran gustado todas estas ideas ase 13 años no disfrute mi boda solo por pensar en kedar bien con todo@s lo peor nada salio mal solo yo era el afectado asi las cosas dejen k el mundo ruede disfruten ese dia especial…!!!!

  2. El tiempo de la boda pasa rapidísimo. Y algo siempre va a fallar. Y con que no falte el novio todo bien. Lo importante es el cariño de tu amor y tus seres queridos

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