Impuestos para freelanceros Vol II. Cómo saco mis recibos de honorarios

Este post va dedicado para quienes quieren o TIENEN que sacar sus recibos de honorarios, y es de la categoría “hágalo usted mismo” y su nivel de dificultad es “for dummys”, así que si está sobre-explicado es para que no haya falla.

Como ando en ánimo de “El Espacio de Cositas”, va la lista. Para hacer sus recibos  necesitaremos:

- Que ya se hayan dado de alta en hacienda, tengan RFC y hayan sacado su FIEL (Firma Electrónica Avanzada) y que tengan el archivo de la imagen de su código bidimensional (si les estoy hablando en japonés vayan con su contador(a) a que les diga qué hacer o pregunten en el Chat del SAT).

- Que tengan excel (y le pierdan el miedo, es todo pre hecho y  no haremos cálculos, incluso para mis amigos que de word no pasan está regalado).

- Que puedan guardar en PDF.

Instrucciones para hacer tus propios recibos de honorarios

Como sabrán, a partir de julio de este año se implementaron cambios a los recibos de honorarios y los que tienen recibos en papel que no tengan código bidimensional (como el que scanneas de promociones o lugares de cuadritos) sólo podrán usarlos hasta diciembre del 2012 y si ya se les acabaron, los nuevos que hagan tienen que tener el famoso código (si aún no lo tienen hay que tramitar la FIEL y luego solicitar el famoso codiguín para los folios de los recibos, si están muy hechos bolas de qué hacer, en el Chat del SAT les explican).

Los míos vencieron en junio de este año, entonces de todas, todas, los tenía que sacar. Saqué mi código y mi contador me comentó que podía imprimirlos en la imprenta o ahorrármelo y simplemente hacer mi propio formato, llevar la cuenta de los folios (para no hacerme bolas) e imprimirlos yo misma (algunos de mis clientes incluso ni requieren que se los imprima, sólo se los mando y me quedo con el archivo). Como vi que estaba fácil, dije “me ahorro los 450 que cuestan en la que está por mi casa”.

Me puse a buscar formatos y di con la página del especialista fiscal Rob Novelo y su maravilloso excel, que entre otras monerías, tiene una pestaña atrás que permite guardar todos los datos de tus clientes, les asignas un número y ese lo pones en el recibo, jala todo y ya no tienes que reescribirlos cada vez. El único “pero” de ese formato es que aún no tenía algunos de los requisitos de los nuevos recibos como el tipo de pago, número de cuenta del que te pagan o los folios SICOFI. Entonces lo único que hice fue añadirle esos datos extras, pero él es el verdadero autor y genio detrás de este “descomplicador fiscal”.

(aclaración: cuando ya había acabado este post vi que subió un formato 2012, este es el post de Rob Novelo que lo incluye por si quieren ir directo a la fuente)

Entonces instrucciones:

1. Descarguen el archivo: Formato Recibo de Honorarios- Requisitos 2012

2. Ábranlo (si no ¿cómo?)

3. Sustituyan en los campos con sus datos fiscales:

- Nombre

- Régimen

- RFC

- CURP

- Domicilio fiscal

 

 

 

4. Llenen lugar y fecha en el que se emitió el recibo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Póngan el folio. Ojo, no puede haber folios repetidos, así que tienen que llevar un registro de qué recibos dan y con qué número (habrá sugerencia de guardado en el punto 10)

 

 

 

 

 

 

 

6. Den click en la linda pestaña que dice “Catálogo de Clientes”.

 

 

 

 

 

Llenen RFC, Nombre y Dirección del cliente. Chequen doble vez que estén correctos. Como van numerados, basta poner el número del cliente en el campo de “número de cliente” en  la pestaña de “Honorarios CBB” (donde yo puse 1) y se llenan los datos del cliente con lo que hayan puesto. Eso está muy práctico si tienen varios, porque con un sólo formato pueden llenar muchos y ni andar buscando los datos, sólo checan qué numerito tiene.

 

 

 

7.  Ponen la descripción del servicio (diseño de página web, colaboración para Revista Sultanita, asesoría por __), la “Unidad de Medida” (si no es mercancía que se pueda pesar o medir se pone NO APLICA), la cantidad,  las cantidades, retenciones, total y la cantidad con letra (esa a mí siempre se me olvida, así que ojo)

** Tip extra: para los que se les complica calcular las retenciones, esta calculadora de Mauricio Vera es lo máximo. Obviamente si su recibo es para una persona física, como ellos no pueden hacer retenciones sólo se calcularía el 16% del IVA y las retenciones van en blanco.

 

 

 

8. Este paso es una sola vez, mientras les duren los folios que pidieron (toda la información que requerirán viene en la hojita o archivo de cuando solicitan el código bidimensional a Hacienda):

- Dénle click derecho a la imagen del código que viene en el archivo muestra. Elijan “Cambiar imagen” y adjunten la imagen de SU código bidimensional (ojo con esto porque si no están dando un recibo con un código de quién sabe qué , que yo bajé de Google).

 

 

 

 

 

 

 

 

- Llenan la fecha de aprobación de folios

- De qué folio a qué folio van

- Número de aprobación SICOFI

- Método de pago (para la mayoría es transferencia electrónica, en algunos casos se puede poner NO IDENTIFICADO, chequen con su contador)

- Número de cuenta (son los últimos 4 números de la cuenta de las que les pagan)

 

 

9. Lo revisan con lupa, que no se les haya ido dedazo, que la fecha esté correcta, montos, que la cantidad vaya con letra, etc…

10. Le ponen “Guardar como” y eligen “PDF o XPS”. Mi sugerencia es que para llevar más fácil el control hagan una carpeta de “Recibos expedidos” y de nombre le pongan a todos Recibo + número de folio + a quién se lo diste y si quieres descripción:

ej. Recibo 125 Fulano SA de CV – Video Corporativo Mayo

Así, puedes checar en qué folio van.

 

 

 

 

11. Imprimir/ Enviar o lo que sea y anotarlo en su archivo de “relación de recibos”.

 

Estos recibos aplican para los que estén en el régimen de honorarios. Aunque mucho me gustaría, no soy especialista fiscal, entonces esta serie está basada en mi experiencia (estos recibos me los han aceptado en todos lados), algunas consultas que he hecho a especialistas fiscales y preguntas al SAT. Para casos particulares, asesórense con su contador o en el SAT.

Si se perdieron el post anterior es sobre cómo darse de alta en el SAT. En la próxima entrega de nuestra aclamada serie “Impuestos para freelanceros”, vamos a hacer una tablita para que lleven el control de sus recibos y les explicaré qué otros documentos necesitarán para su declaración anual.  Hasta prontOINK$$$!!!